Molte imprese negli ultimi anni hanno dato il via alla digitalizzazione dei propri processi interni attraverso l'adozione di soluzioni software più o meno standardizzate. Il gruppo Centri Dentistici Primo però, è riuscito in pochi anni a rivoluzionare l'intero processo di gestione interna e di controllo del flusso di informazioni che passa dalle singole cliniche odontoiatriche alla sede centrale della società.
Daniele Cavallero è CIO (Chief Innovation Officer) e socio di Primo, la catena di centri dentistici presente in tutta Italia, ma è anche un esperto di innovazione aziendale, di analisi dei dati e di business intelligence. Lui si può definire l'ideatore di PrimoUp, il software realizzato da BitBoss che ormai da qualche anno gestisce tutti i flussi aziendali del gruppo.
Dopo essersi laureato in ingegneria informatica, Daniele Cavallero lavora per diversi anni come data analyst facendo da consulente per i clienti di grosse società tra Genova, Torino e Milano. Le giornate passate a lavorare come consulente per realtà esterne lo convincono però che non è quella la sua strada, ma gli regalano anche una forma mentis orientata sull'importanza dei dati e dell'analisi delle informazioni. Il lavoro da dipendente e il fatto di dover lavorare per aziende per le quali non prova un reale coinvolgimento non sono abbastanza stimolanti per lui e decide quindi di cambiare lavoro: l'obiettivo è quello di trovare una realtà che gli permetta di dedicarsi ad un progetto in cui creda veramente e che possa sentire veramente suo.
In Primo ha trovato tutto questo: entra nella società nel 2016, continua ad occuparsi di analisi dei dati, ma cambia lo scenario perché Primo è una società in forte crescita che ha fame di innovazione e per la quale sente di poter dare un vero contributo. In pochi anni diventa Responsabile dell'Innovazione e inizia a lavorare a stretto contatto con i vertici dell'azienda.
"Integrarsi in un gruppo di lavoro molto coeso, dialogare e interfacciarsi direttamente con l'AD ti costringe ad alzare gli standard e il ritmo di lavoro, ma l'ambiente è molto più sereno e stimolante"
La necessità di un cambiamento
Fin dal suo arrivo si accorge che il software utilizzato da Primo per gestire i processi interni e il flusso di informazioni che va dalle singole cliniche all'headquarter principale non permette alle diverse strutture di comunicare tra loro in maniera efficace. Si tratta di un software standardizzato e che non permette una grande flessibilità. Si rivolge allora al fornitore del software per migliorarlo e adattarlo alle esigenze dell'azienda, ma ogni aggiornamento che viene realizzato è molto dispendioso, non riesce a rendere la piattaforma veramente innovativa e non permette un reale miglioramento. L'obiettivo è più ambizioso: zero carta, lavoro veloce e dinamico su tablet e un software innovativo e intuitivo per tutti.
Come responsabile dell'innovazione Daniele sa che se vuole davvero rivoluzionare in maniera significativa la gestione delle cliniche di Primo, l'unico modo è adottare una soluzione completamente personalizzata. Propone quindi ai vertici la sua idea. L'AD sa bene che è necessario attuare un cambiamento ed è ben disposto a farlo, ma il nuovo CIO avrebbe dovuto guadagnarsi la sua fiducia dimostrandogli che sarebbe riuscito a realizzarlo. Daniele si incarica quindi di gestire la realizzazione di PrimoUp, il software che avrebbe dovuto rivoluzionare la gestione interna dell'azienda.
"É stato difficile all'inizio convincere l'AD a realizzare un software personalizzato insieme ad una software house. Ho promesso che sarebbe stato sviluppato un progetto fatto su misura che ci avrebbe dato un vantaggio competitivo e così è stato."
Oggi PrimoUp esiste ed è utilizzato ogni giorno da oltre 2000 persone tra medici, clinic manager e responsabili amministrativi per la gestione dei dati e dei flussi aziendali del Gruppo.
L'adozione di un metodo
Dopo aver introdotto il Metodo BitBoss per lo sviluppo di PrimoUp, questo modo di lavorare è diventato una sorta di standad nell'azienda.
"Non conoscevo questo modo di lavorare, ma mi è piaciuta molto perché ad ogni incontro avevamo subito qualcosa di concreto. Affrontavamo tutto in macro argomenti che venivano sviluppati e creati tra uno sprint e l'altro insieme a BitBoss."
Una difficoltà incontrata dal CIO durante i primi mesi di sviluppo è stata quella di non avere una lista di attività definite a priori e realizzabili in una data ben precisa, ma tutto era in divenire, pur seguendo una strada definita sugli obiettivi. Una volta rodato il metodo però, ne ha compreso l'efficacia e il suo obiettivo è ora è quello di estendere questa metodologia agli altri reparti aziendali.
La realizzazione di PrimoUp non ha introdotto all'interno di Primo solamente un software , ma ha introdotto un nuovo metodo di lavoro e un nuovo modo di concepire i progetti aziendali.
"Ora all'interno del mio team lavoriamo con la metodologia Agile e stiamo facendo formazione su questo argomento. Voglio portare la metodologia Agile anche negli altri reparti...negli uffici di Primo non ci sono pareti, ma solo vetrate sulla quale solitamente scriviamo e utilizziamo per il brainstorming. Ogni Sprint meeting con Bitboss era una bellissima vetrata piena di schemi e bullet point, il problema era portare tutto quel lavoro a casa, così trovavamo gli stratagemmi più improbabili per fotografare le vetrate, messi in difficoltà dalle luci che riflettevano sopra il nostro lavoro."
Oggi Daniele Cavallero continua a portare innovazione in azienda. Ha creato una squadra di ricerca e sviluppo per una raccolta ancora più efficace dei dati di ogni singola clinica. L'obiettivo è fare in modo che ognuna delle strutture possa garantire al paziente lo stesso identico trattamento e lo stesso standard di qualità in ogni regione d'Italia.